Firmalar yazdırdıkları renkli kopyalara çok yüksek rakamlar ödemektedir. Renkli yazıcının dört takım tonerle çalışmaktadır(magenta, cyan, yellow, black). Bu yüzden toner maliyetleri çok yüksektir. Aylık renkli kopya adetleri yüksek olan firmalar, tonerlere adeta servet harcamaktadır. Renkli yazıcı ihtiyacı olan firmalar, ihtiyacı olan renkli yazıcıya karar vermeden önce mutlaka aylık kopya adetlerini göz önünde bulundurarak karar vermelidir. Renkli yazıcı seçimi firmalar açısından çok önemlidir. Kimi firmalar renkli yazıcı seçiminde baskı kalitesine önem verirken kimi firmalar, renkli yazıcı seçiminde toner ömrüne ve yedek parça ömrüne önem vermektedir. Bazı firmalar da vardır ki renkli yazıcı sadece fiyata önem vermektedir. Renkli yazıcılar, siyah beyaz yazıcılara göre sayfa başına oranla çok daha maliyetlidir. Aynı zamanda renkli yazıcı sarf malzeme, yedek parça ve makine maiyeti de oldukça yüksektir. Yapacağınız yanlış bir renkli yazıcı seçimi firmanızı hem maliyet anlamında hem de iş performansı anlamında sıkıntıya sokacaktır. Satın aldığınız bir yazıcıyı elinizden çıkarmak çok zordur hele de bu renkli yazıcı ise elinizden çıkarmanız daha da zorlaşacaktır.
Renkli yazıcı kiralama, satın alma ya oranla firmalar için daha avantajlı bir sistemdir. Kiralık renkli yazıcı sistemi ile renkli toner maliyetlerinden kurtulmuş olursunuz. Kiralık renkli yazıcı sistemi ile her geçen gün değişen renkli teknolojisine ayak uydurursunuz. Kiralık renkli yazıcı fiyatları ile toner, yedek parça, servis maliyetlerinden büyük tasarruf sağlarsınız. Renkli lazer yazıcı kiralama sistemi ile renkli yazıcılara binlerce lira yatırım yapmak zorunda kalmazsınız. Düşünün ki tekstil firmasınınız ve renkli yazıcı satın aldınız. Ancak aldığınız renkli yazıcının renk kalitesinden hiç memnun kalmadınız, renkli yazıcıdan aldığınız kopyalar elinizdeki renk pantonesine uymuyor. Renkli yazıcıyı satın aldığınız için iade de edemeyeceksiniz ve yapmış olduğunuz bu yatırım tamamen ölü yatırım olacaktır. Ayrıca düşen iş verimi de cabası. Ya yeniden bir cihaz satın alacaksınız ki cebinizden ekstra para çıkacak demektir. Ya da elinizdeki cihazla bu şekilde devam edeceksiniz ki kaybettiğiniz iş performansı da cabası. Kiralık renkli yazıcı sistemi sayesinde bu tür aksaklıklar ile karşılaşmazsınız. Ayrıca almış olduğunuz kopya adetleri doğrultusunda renkli yazıcı kiralama fiyatı, satın almaya oranla uzun vadede maddi ve performans anlamında firmanız için çok daha avantajlı olacaktır. Kiralık renkli yazıcı sisteminde kiraladığınız renkli yazıcıyı satın alabilirsiniz ancak satın aldığınız renkli yazıcıyı hiçbir şekilde iade edemezsiniz. İade etseniz bile yazıcınız yok pahasına elinizden çıkacaktır. Renkli lazer yazıcı kiralaması yaparken bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bunlardan en önemlisi kiralayacağınız firmanın seçimidir. Bazı yazıcı firmaları kiraladığı renkli lazer yazıların, kiralık renkli yazıcı fiyatlarını düşük tutup müşteriyi ikna etmektedir. Ancak cihazın kurulumunu yaparken varsayılan yazdırma ayarlarını renkli olarak ayarlamaktadır. Böylece şirket personelinin gönderdiği her çıktı renkli çıktı olarak gözükmektedir. Bunun sonucunda ay sonunda faturada ciddi boyutta renkli yazıcı kiralama fiyatı çıkmaktadır. Renkli yazıcı kiralama sisteminde dikkat edeceğiniz bir diğer unsur ise firmaların renkli yazıcı kiralama adı altında keseceği ek kira bedelidir. Bu şekilde yazıcı firmaları ay sonunda size renkli yazıcı kiralama fiyatlarının yanında ek kira bedeli faturası keserek size iki kalemde fatura kesmektedirler. Sonuç olarak renkli yazıcı kiralamak uzun vadede satın almaya oranla sizin için çok daha hesaplı olacaktır. Emin olun ki aylık ödeyeceğiniz kiralık renkli yazıcı fiyatları, yazıcı satın alarak ödeyeceğiniz toner, yedek parça, servis, bakım vs. gibi maliyetlerin toplamından çok daha düşüktür.